Integratie Docusign met CRM systeem
Pearl Capital: complex contractproces vlot geautomatiseerd
Over Pearl Capital
Voor investeerders die op zoek zijn naar een solide, veilige en aantrekkelijke manier om hun vermogen te laten renderen, is het zakelijk hypothekenfonds van Pearl Capital de uitgelezen kans. Met bewezen ervaring in de vastgoedsector biedt Pearl Capital een jaarlijks vast rendement van 6%. Bovendien genieten investeerders van het eerste recht van hypotheek, wat zorgt voor een laag risico.
De uitdaging
Pearl Capital biedt vermogende particulieren de mogelijkheid om te investeren in een zakelijk hypothekenfonds. Wil een potentiële klant het beleggingsproduct afnemen, dan wordt een overeenkomst opgesteld. Zo’n overeenkomst is tot op bepaalde hoogte standaard, maar er zijn per klant altijd verschillen. Zo moeten verschillende combinaties van partijen de overeenkomst tekenen, bijvoorbeeld twee natuurlijke personen en een holding of een holding met twee bestuurders die beiden hun handtekening moeten zetten. De beleggingen gaan vaak over grote bedragen, het minimale investeringsbedrag is 100.000 euro.
Tot voor kort hield Pearl Capital de contacten met potentiële beleggers grotendeels bij in een spreadsheet. De beleggingsovereenkomsten werden handmatig in een tekstdocument gemaakt. Door het grote aantal variabelen en de combinatie van diverse partijen was het opstellen van de overeenkomsten een complex, arbeidsintensief en foutgevoelig proces.
De oplossing
Pipeline Factory hielp het ingewikkelde proces te automatiseren. Om te beginnen werd Pipedrive ingericht voor Pearl Capital. In dit CRM-systeem kunnen de consultants van het bedrijf eenvoudig alle relevante gegevens van (potentiële) klanten bijhouden. Pipeline Factory maakte in Pipedrive ook de velden aan die nodig zijn voor het opmaken van de overeenkomst. Bij particulieren die de overeenkomst tekenen gaat het bijvoorbeeld om geboortedatum, geboorteplaats, adres en samenlevingsvorm. Bij organisaties zoals bv’s en stichtingen om gegevens zoals KvK-nummer en rechtsvorm.
Check op volledigheid
Als volgende stap realiseerde Pipeline Factory een koppeling tussen Pipedrive en Docusign. Docusign genereert de overeenkomsten automatisch en stuurt ze naar de partijen die ze moeten ondertekenen en ten slotte naar de notaris. Omdat Docusign een beperkt aantal templates heeft, programmeerde Pipeline Factory vier contractvarianten. Elke contractvariant is gelinkt aan een eigen teksttemplate in Docusign. De consultant vinkt aan in Pipedrive om welke variant het gaat, zodat de juiste template met de juiste data wordt gevuld. Ontbreken er gegevens? Dan wordt er geen overeenkomst aangemaakt en gaat er eerst een mail naar de medewerker van Pearl Capital die het klantdossier beheert en de informatie moet aanvullen. Deze check is een kwestie van een muisklik.
Automatisch naar alle partijen
Als alle gegevens compleet zijn, komen ze automatisch op de juiste plaats in het juiste soort tekstdocument terecht. Het document gaat vervolgens naar Docusign, waar de velden voor initialen en ondertekening worden toegevoegd. Docusign stuurt het document naar alle partijen die de overeenkomst moeten ondertekenen en begeleidt het ondertekeningsproces verder. Hebben alle partijen hun handtekening onder de overeenkomst gezet? Dan wordt er vanuit Docusign een kopie van de overeenkomst in het klantdossier in Pipedrive gezet. Zo is het dossier ook daar volledig.
Het resultaat
Pearl Capital is blij met de automatisering van de workflow voor het opstellen en ondertekenen van de overeenkomsten. De voordelen beginnen al in het verkoopproces met Pipedrive. De consultants zijn nu minder tijd kwijt aan het vastleggen van gegevens van (potentiële) klanten en kunnen informatie sneller en makkelijker terugvinden. Ook het opstellen en ondertekenen van de overeenkomsten gaat sneller en efficiënter, terwijl er minder fouten worden gemaakt. De tijd is voorbij dat de notaris voor het vastleggen van het eerste recht van hypotheek een overeenkomst moest terugsturen omdat gegevens niet klopten of niet compleet waren. Pipeline Factory is ondertussen alweer bezig met de oplevering van een vergelijkbaar project, maar dan voor leningen die Pearl Capital verstrekt. Daarbij is eenzelfde soort flow opgezet vanuit Zoho CRM.
“We besparen veel tijd waardoor we onze klanten nog beter kunnen servicen. Onze samenwerking met Pipeline Factory is een succes.”
Max van Oostenrijk,
investment advisor, Pearl Capital
Meer weten?
Wil je meer weten over het automatiseren van jouw contractprocessen? Plan dan jouw afspraak met onze consultant: